این عبارت تاکید می کنه که شاید فکری شده باشه ولی نوع درست فکر کردن انجام نشده باشه. به این معنی که بایست راهی سریعتر، بهتر و ارزانتر و بدون زمان، ابزار یا پول بیشتر پیدا کنیم. پس باید همه ی گزینه های روی میز و بیرون از میز! رو بررسی کنیم.
فرض کنید یکی از نیروهای شما دچار اضافه بار شده (بیشتر از زمان کاریش به او وظیفه تخصیص داده شده). فکر می کنید راهی به جزاضافه کاری اجباری یا نگه داشتن وظیفه تا خالی شدن فرد وجود داره؟ البته که داره. خارج از چارچوب فکر کنید.
2. مدیریت فضای سفید
فضای سفید اولین بار در سال 1849 استفاده شد. این عبارت اول به معنی قسمت هایی از صفحه بود که متن و تصویر نداشت ولی بعدتر به معنای بخش‌هایی از کار تبدیل شد. در واقع فضای سفید به مسئولیت های مبهم یا تعریف نشده ای گفته میشه که به یک نهاده ی دیگه نیاز دارد. این نهاده می تونه بخش دیگه ی شرکت، فروشنده و یا همکار تجاری باشه. باید اونها رو ترغیب کرد که مالکیت وظایف و فرایندهایی که روی پروژه شما تاثیر میگذاره رو به عهده بگیرند. در واقع نباید چیز تاثیرگذار بر کار و بدون مسئولی دور و بر خودتون ببینید.
3. One-off
عبارت one-off در لغتنامه وبستر اینطور ترجمه شده : محدود به یک بار. طبق توضیح ویکشنری این کلمه از ریختگری اومده و زمانی استفاده میشده که ایجاد قالب‌های دائمی هزینه بر بوده است.
One-offهای مدرن برنامه ها، فرایندها و تلاش های غیرخودکاری هستند که تا زمان رفع نیاز خوب کار می کنند. هر چند One-offها برای رفع سریع و ارزون یک نیاز ایجاد می شوند ولی می تونند چندین سال عمر کنند. بعد از بین رفتن one-off یا باید به دنبال راهی رسمی و قانونی برای رفع خلا باشید یا به کاربران اون خبر بدهید که دیگه از راه موقت خبری نیست.
فرض کنید یک گزارش دو ماهه روی وضعیت پروژه ها و برای مدیرعامل لازم دارید که نیاز به جمع کردن اطلاعات از چندین تیم داره. فرد فعالی هست که یک هفته قبل از زمان تحویل گزارش، اطلاعات همه ی تیم ها رو جارو میکنه و گزارش رو تولید میکنه. در این حالت این فرد و تلاش بی ساختارش یک One-off است. اگه این فرد از شرکت بره یا دیگه نیازی به گزارش نباشه، این One-off از بین میره. در حالت رفتن فرد، شرکت باید به دنبال یک سیستم برای جمع آوری زمانبندی شده ی اطلاعات باشه و این همون راه حل رسمی خواهد بود.
پس موقتی و بی‌ساختار بودن لزومن صفت منفی‌ای نیست. برای یه لیوان آب لازم نیست کل اتاق رو لوله‌کشی کنید!
4. اهرم قرار دادن
کلمه ی Leverage به صورت “قدرت اقدام موثر” تعریف شده ولی معنای جدید آن “استفاده از نتیجه ی کار بقیه” است. این کار میتونه از فرد دیگه، پروژه ی دیگه و یا حتا شرکت دیگه ای آمده باشه. این حرکت خوب است ولی وقتی که این نتیجه به راحتی به پروژه، فرهنگ و مشتری شما بخورد. اما اگر دقیقن مناسب شما نبود باید یا اصلاحش کنید یا حذفش کنید. انتظار ضمنی در این موارد این است که استفاده کردن از کار بقیه باید کامل، بدون نیاز به تلاش و رایگان باشه. البته این انتظار بیشتر به کپی/پیست متداول نزدیکه. در leverage کردن شما تجربه ی بقیه رو اهرم قرار میدید و نه اینکه راهکار بقیه رو نقطه به نقطه کپی کنید.
5. تسهیل نمودن
کلمه آخر Facilitate یا تسهیل کردن و یا همون ساده تر کردن است. وقتی از کسی می خواهند کاری رو تسهیل کنه یعنی کار طبق زمان پیش نرفته یا در حد انتظار نبوده است. نکته اینجاست که باید مطمئن شد درخواست تسهیل کردن با زمان و منابع کافی میاد. اگه ساده سازی با الزامات، دانش و ابزارهای مورد انتظار همراه نباشه حتمن فرد به مشکل بر می خوره. پس ساده کردن رو نمیشه ساده گرفت و یا سریع و مجانی انجامش داد.
