مقدمه

در دنیای پیچیده و پرتلاطم امروز که عدم قطعیت در آن موج میزند و سازمانها برای حفظ و بقای خویش نیاز دارند تا دنیای پیرامون خویش را بهتر بشناسند آشنایی و شناخت از لازمه های زندگی امروزی بوده و انسانها برای غلبه بر مشکلات بایستی از بسیاری از مسائل شناخته شده و یا ناشناخته آگاهی داشته باشند0از مشخصه های عمده قرن 21 میتوان به تغییر وشتاب رقابت و جهانی شدن اشاره نمود0مشخصه های یاد شده موجب شده تا سازمانهای قرن 21 انعطاف پذیر بوده و انطباق پذیری فزاینده ای را تجربه نمایند0عوامل مختلف سیاسی و اقتصادی اجتماعی فرهنگی مالی فنی و رقباو000موجب گردیده تا اهمیت اطلاعات بیش از پیش نمایان گردد0مدیران امروزی می بایست با مطالعه گذشته و شناخت حال برای غلبه بر محیط نامطمئن آینده برنامه ریزی نمایند0برای پیش بینی اتفاقات محتمل و نامحتمل آینده می بایست اطلاعات لازم و کافی داشته باشیم0اندیشمندان حوزه مدیریت برای آگاهی وسوار گردیدن مدیران بر رویدادهای آتی سیستمهایی طراحی نموده اند که آنها را سیستمهای اطلاعاتی می نامند0

 تاریخچه

از پنجاه سال قبل(دهه 60میلادی)مطرح شده و بیشتر مبتنی بر کامپیوتر میباشد0از زمان یاد شده به اهمیت یک منبع بنام اطلاعات پی برده اند که در تصمیم گیری بکار میرود0دلایل اهمیت مدیریت اطلاعات عبارتند از 1- افزایش پیچیدگی کار مدیریت 2- توسعه ابزارهای تصمیم گیری

تعریف

یک سیستم اطلاعاتی سیستمی کاملا طراحی شده برای تولید جمع آوری سازماندهی (پردازش)ذخیره بازیابی و اشاعه اطلاعات در یک موسسه یا هر حوزه تعریف دیگر از جامعه است0

انواع سیستمهای اطلاعاتی

دانشمندان مختلف از دیدی خاص سیستمهای مختلفی را تعریف نموده اند مثلا میسون سیستمهای اطلاعاتی مبتنی بر بانک داده - پیش بینی کننده- سیستمهای اطلاعاتی تصمیم گیری ها- سیستمهای اطلاعاتی تصمیم پذیری را معرفی نمود0وایزمن انواع سیستمهای:1- مدیریت 2- پشتیبانی مدیریت3- استراتژیک4- پیوندی را بیان نمود0البته به انواع یاد شده میتوان سیستمهای اطلاعاتی رسمی و غیر رسمی را نیز افزود0AMN(شبکه های عصبی مصنوعی)یکی از راههای طراحی سیستمهای اطلاعاتی است منجملهAI(هوش مصنوعی) هوش مصنوعی شاخه های مختلف دارد یکی از آنها سیستمهای خبره است

علت اهمیت:

ورودیهایی در سیستم وارد میشوند که معمولا عبارتند از سرمایه - منابع انسانی - مواد- تجهیزات و 000ورودیهای ذکر شده بتوسط فعالیتهایی که با هم مرتبط بوده و داخل سازمان صورت می پذیرد به محصول یا خدمتی تبدیل میگردد0 در برخی از سازمانها عملیات یاد شده در دپارتمان خاصی صورت می پذیرد0

سیستمهای اطلاعاتی رسمی و غیر رسمی

اگر روش یا فرایندی وجود دارد که بصورت غیر رسمی تعریف نشده یا خود به خود شکل گرفته و اطلاعاتی را برای فردی یا سازمان ارائه میکند نمی توان به آن سیستم اطلاعات گفت البته در برخی منابع به چنین روشهایی سیستم اطلاعات غیر رسمی گویند که در دسته بندی در مقابل رسمی مطرح میشود0

داده و اطلاعات

داده و اطلاعات با رمز و علامت ارتباط دارند0بحث در ارتباطات پیامی است که رمز میشود پیام باید رمزدار باشد که این واژه ها و یا تصاویر و نمادها و000همه قرار دادی اند0این رمزها میتوانند تنها توصیف کننده یک وضعیت باشند در اینصورت داده اند0داده عبارتست از حقایق و ویژگیهایی که برای یک پدیده قابل تصور است مانند رنگ و وزن- اطلاعات عبارتست از ابزار انگیزه های رفتاری و فعالیت ها و بازخورهای عملیاتی است که بصورت علایم آشکار میشود0اطلاعات خام مشتمل بر نمادها و محرکه های تجربی است که ارتباطی با زمان و مکان معین ندارد0اگر رمزها که در توصیف داده ذکر شد علاوه بر توصیف وضعیت اثر رفتاری هم داشته باشد به آن اطلاعات میگویند0منظور از اثر رفتاری آن است که بر رفتار تاثیر بگذارد0پس مفهوم داده و اطلاغات یک مفهوم نسبی است0هدف اصلی اطلاعات اطلاع است0اطلاعات را داده های پردازش شده میدانند0اثر رفتاری منجر به تصمیم گیری میشودMISنماد و علایمی را تولید می نماید که مصرف کننده آن علایم بتواند بر اساس آن علایم و نمادها تصمیم گیری نماید0منظور از اطلاعات و چه کسانی از آن استفاده نمایند و چه کسانی حق استفاده از آنرا ندارند و جریان اطلاعاتی داخل سازمان چگونه باشد موضوع این مقوله است0

تفاوت داده و اطلاعات

یک آگهی ممکن است برای فردی داده و برای شخص دیگر اطلاعات باشد0داده اثر رفتاری ندارد اما اطلاعات اثر رفتاری دارد اگر مدیری توانست در تصمیم گیری از داده ها استفاده کند آن داده برای مدیر در حکم اطلاعات است و در غیر اینصورت برای وی حکم داده را دارد0داده اگر مورد پردازش قرار گیرد و به اطلاعات تبدیل شود دارای معنا میشود و میتواند در تصمیم گیری بکار گرفته شود0

انواع اطلاعات

1- اطلاعات داخلی و خارجی :اطلاعات داخلی مربوط به داخل سازمان بوده و اطلاعات خارجی کسب اطلاعات از محیط بیرون و خارج از سازمان میباشد0

2- اطلاعات کمی و کیفی و تصویری:اطلاعات کمی اطلاعاتی هستند که میتوان به آن عدد نسبت داد مثل نرخ غیبت کارکنان- اطلاعات کیفی:بیان حالات را گویند مثل سردی و گرمی

3- اطلاعات رسمی و غیر رسمی:اطلاعات تعریف شده و قانون دار را رسمی میگویند و اطلاعاتی را که در یک سازمان تعریف نشده بوده و مقرراتی برای آن وضع نگردیده را غیر رسمی میگویند که بصورت توافقی اجرا میگردد مثلا وقتی در یک سیستم انبار برای تحویل جنس مقرراتی چون تحویل بر اساس حواله صادر گردیده و00 وضع شده و بلحاظ فوریتی مدیر انبار مجبور میگردد با تماسی تلفنی جنسی تحویل نماید وی طبق اطلاعات غیر رسمی عمل نموده است

4- اطلاعات نرم وسخت:اطلاعات سخت اطلاعاتی صریح و واضح و با عدم ابهام میباشند که دارای قطعیت اند مثل نرخ رشد جمعیت- اطلاعات نرم اطلاعاتی بدون چارچوب مشخص اند که بشکل ظرف خویش در می آیند این نوع اطلاعات مبهم بدون قطعیت و دقت بوده و از شخصی به شخص دیگر دارای تفسیرهای گوناگون میباشند مثلا وقتی گفته میشود قوانین و مقررات دولت فرصت مناسبی را برای فعالیت فراهم کرده است واژه فرصت مناسب نادقیق است و توسط افراد مختلف به گونه های مختلف تفسیر میشود0

5- اطلاعات توصیفی و برانگیزاننده:شرح وضعیتی را که بر اساس شناخت از آنها تصمیم گیری میشود را اطلاعات توصیفی میگویند بمانند هشدارهای ایمنی- اطلاعات برانگیزاننده اطلاعاتی اطلاعاتی است که دریافت کننده اطلاعات تحریک میشود رفتار خود را بصورتی شکل دهد که فرستنده اطلاعات قصد دارد0این اطلاعات قدرت تاثیر گذاری خیلی زیادی دارد و برای برانگیزاننده بودن باید کد اطلاعاتی داشته باشند مثلا شرکت نوشابه سازی زمزم در کشورهای عربی علی الخصوص درعربستان توفیق زیادی کسب کرد چرا که اعتبار این نام که چاهی است در بهشت موجبات برانگیخته گردیدن احساسات مردم آن سرزمین گردید و البته شاید این نام در ممالک دیگر نتیجه ای عکس بهمراه داشته باشد0

انواع تصمیمات در سطوح مختلف مدیریت اطلاعات

انواع تصمیمات

1- برنامه ریزی شده و ساخت یافته 2- برنامه ریزی نشده و یا ساخت نیافته

ویژگی تصمیمات ساخت یافته عبارتست از تکراری بودن - عادی و جاری و روشهای معین شناخته شده که اغلب بصورت ناآگاه در سطوح پایین سازمان صورت میگیرد و سبک بخردانه عقلانی و بهینه بر آن حاکم بوده ودرشرایط اطمینان تصمیم گیری شده و برای آینده کوتاه مدت در سطح سرپرستی بکار میرود0

ویژگی تصمیمات ساخت نایافته :تازه و نوظهور و غیر معمول (غیرعادی)بودن است0پس قوانین بطور کامل شناخته شده نیست و فقدان قطعیت در اتخاذ تصمیم وجود دارد چون از قبل در این زمینه سابقه و یا تجربه ای وجود ندارد این تصمیمات در رده بالای مدیریت بوده بیشتر از سبک شهودی تبعیت میکند ویژگی اطلاعات در این تصمیمات عبارتست از:کلی- متنوع-خارجی-نرم-آینده بلند مدت و اطلاعات غیر رسمی تر

در سطح میانی مدیریتی تصمیمات نیمه ساخت یافته و از سبک بخردانه محدود در شرایط ریسک و با ویژگی اطلاعات:تفضیلی- روزمره- با مبدا داخلی و اطلاعات سخت است0

چه سیستم اطلاعاتی در چه سطحی مناسب است؟

سیستم اطلاعاتی مدیریتی عالی(EIS)برای سطح مدیریت عالی مناسب است چون برای اهداف 1- ایجاد دیدگاهی سازمانی از عملیات سازمان2- ایجاد واسطه نزدیک به کاربر در انواع سبکهای فردی 3- تهیه کنترلهای کارا و به موقع 4- دسترسی سریع به اطلاعات دقیق 5- متمایز فشرده و دنبال کردن داده ها و اطلاعات حساس 6 - تعیین مسائل بوجود آمده است

DSSبرای سطح میانی مناسب است چون 1- کیفیت بالای تصمیم گیری 2- بهبودارتباطات 3-کاهش هزینه 4- افزایش بهره وری 5- صرفه جویی در زمان6- بهبود رضایت مشتری و کارمندی را بهمراه دارد

MRSهم در سطح سرپرستی مفید است چون مولد گزارش است

TPS در سطح کارکنان عادی کاربرد دارد چون داده های مربوط به تراکنش (وقایع سازمان)را پردازش میکند

DSS

این سیستمها منابع انسانی(آگاهیهای فردی)را با قابلیتهای کامپیوتری ترکیب میکند تا باعث ارتقا کیفیت تصمیم گیریها مخصوصا در مورد مسائل نیمه ساخت یافته شوند0

EIS

سیستمی است جامع و یکپارچه رایانه- پایه- کاربر- ماشین-که نتیجه آن ارایه اطلاعات بمنظور پشتیبانی از مدیران در سازمان است و گزارشات زیر را در اختیار مدیران قرار میدهد:

گزارشات برنامه ای- گزارشات درخواستی- گزارشات خاص- گزارشات تفضیلی

MRS

 در سطح سرپرستی مفید است چون مولد گزارش است